Etiketa psaní dopisů a pohlednic pro pány

etiketa psaní karet v měřítku 3870x1440

S příchodem a nárůstem e-mailu v posledních desetiletích je stále co říci o psaní formálních dopisů a pohlednic, které jsou psaným ekvivalentem klasického pánského oblečení – tedy protilátkou na pomíjivou módu dne. Zde je náš průvodce správnou etiketou při přikládání pera na papír.

ObsahRozšířitKolaps
  1. Kdy napsat dopis nebo poslat pohlednici
  2. Ozvláštnění: Výběr papíru
  3. Razítka a pečeti
  4. Ruční psaní dopisů a pohlednic
  5. Jak oslovit čtenáře
  6. Další úvahy o etiketě: Tón
  7. Načasování písemných zpráv
  8. Orientace papíru
  9. Závěr

V našem současném digitálním věku minulé komunikační praktiky, jako je posílání faxů nebo zpráv prostřednictvím šnečí pošty, ustoupily stranou. A od nástupu mobilních telefonů a textových zpráv upadá i potřeba formálnosti v písemné komunikaci. Přesto ve věku, kdy komunikaci dominují Thx a TL:DR, věříme, že když si uděláte čas na ruční napsání dopisu, jeho příjemce to ocení ještě více.

Dopis, který napsal Beau Brummell

Dopis, který napsal Beau Brummell , kterou vydražila společnost Bonhams

Kdy napsat dopis nebo poslat pohlednici

Účel psaní tištěného dopisu je v dnešní době nejčastěji osobní a hlavně vyjádřit své pocity. Odeslání fyzického dopisu nebo pohlednice někomu dodává úroveň lidskosti a zvyšuje emocionální hodnotu zprávy; ať už je to poděkování, gratulace, přání uzdravení nebo vyjádření sympatie ke ztrátě .

Dopisy nebo pohlednice lze zasílat i obchodním klientům nebo kolegům, i když hlavním motivem bude stále osobní spojení. Pro většinu standardní obchodní komunikace od žádost o práci dopisy na oznámení a žádosti, může být použit formální formát dopisu, ale dokument bude zaslán ve formě e-mailu. Tento článek se zaměří především na etiketu týkající se osobní zprávy napsané na papíře a doručené poštou, i když některé rady lze převést na formátování dopisů v jakémkoli médiu.

Ručně psané poděkování na sadě psacích potřeb OTR

Ručně psané poděkování

Ozvláštnění: Výběr papíru

Když už mluvíme o médiu, při psaní dopisu by se význam sdělení měl odrážet v čase a pozornosti věnované jeho vytvoření. To znamená zvolit dostatečně kvalitní papírenské zboží nebo karton. S kartami je to docela snadné, pokud si je koupíte předem připravené, protože hmotnost karty se určí za vás, obvykle v oblasti 80 lb nebo 200 gsm (gramů na metr čtvereční). Stále je však důležité vybrat správnou barvu; něco, co je profesionální nebo zdrženlivé krémová nebo béžová , spíše než jasně žlutá nebo neonová zelená .

Je užitečné znovu nakreslit spojení s klasickým pánským oblečením a vybrat barvu, která by byla vhodná k nošení na vaší osobě. U psacích potřeb pro dopisy platí stejný princip, ale hledáte také papír, který je menší než standardní americký 8,5″ x 11″, abyste se vyhnuli podobnosti s obchodní komunikací. Vyberte papír, který je také o něco těžší a silnější, který bude při držení v rukou příjemce znatelně odlišný od běžného papíru do tiskárny.

USA sváteční poštovní známky

Poštovní známky mohou dodat obálce další personalizaci a zajímavost

Razítka a pečeti

Přehlíženým aspektem toho, aby se zpráva jevila jako něco významného, ​​je použití poštovní známky místo toho, aby dopis prošel poštovním metrem. Obrázek na známce můžete vybrat tak, aby vyhovoval příležitosti (a v některých případech čtenáři), jako je například téma dovolené. Měřená pošta vypadá podnikání korespondence. Pro skutečně jedinečný nádech můžete dopis zapečetit voskem pomocí a pečetní prsten nebo pečeť vyrobenou pro tento účel spolu s příslušnou voskovou tyčinkou. Po použití běžného lepidla na obálku natavte část vosku na okraj uzávěru obálky a nechte směsný vosk několik sekund vychladnout; pak pečeť nebo pečeť zatlačte do vosku.

Červená vosková pečeť a mosazné razítko

Zdobená pečeť z červeného vosku

Můžete si koupit odlupovací a nalepovací faksimile voskových pečetí, ale ty jsou ekvivalentem klipsů motýlek a měl by být přeskočen ve prospěch skutečné dohody. Vosková pečeť dodává dopisu nádech elegance nebo noblesy, vždy se však ujistěte, že je vhodná pro daný typ komunikace. Hodilo by se například jako pozvánka nebo poděkování, ale v kondolenčním dopise by bylo domýšlivé nebo nevhodné.

Ruční psaní dopisů a pohlednic

Dalším klíčovým aspektem dopisu nebo karty, který mu dodává metaforickou váhu, je jeho ručně psaný Příroda. V naší technologické společnosti se nejen psaní dopisů stalo ztraceným uměním, ale také psaní čehokoli ručně perem. Takže, když je něco psáno rukou, lze to považovat za zvláštní. To zahrnuje samotný dopis nebo kartu, stejně jako obálku.

Osoba, která píše vnitřní dopis, by měla být stejná jako osoba, která adresuje obálku. Nepoužívejte štítek se zpáteční adresou, protože jeho vytištěná povaha koliduje s ručně psanými informacemi o adresátovi uprostřed obálky. Kromě toho plácnutí etiketou na vnější stranu působí jako úspora času, což je opak projevu péče a úsilí.

Štítky se zpáteční adresou

Zpravidla se vyhněte štítkům se zpáteční adresou, aby odpovídaly kvalitě rukou psané informace o hlavním adresátovi

Nemusíte být vyučený kaligraf, ale ideální je psát jasně a úhledně kurzívou a černým nebo modrým inkoustem. Teď to není tak snadné, jak to mohlo být před dvaceti lety, protože i naše seznamy s potravinami jsou napsány do telefonů, takže můžeme vypadnout z praxe! Udělejte si čas na psaní pomalu a opatrně, aby byla vaše slova snadno čitelná.

Psaní s a plnicí pero je ještě lepší, protože silnější a tmavší inkoust dopis bude vypadat vyvýšeněji a méně obyčejně, než kdyby byl napsán propiskou. Pouze pokud vaše kaligrafie je naprosto propastné, pokud napíšete a vytisknete osobní dopis nebo pohlednici. Pokud to musíte udělat, alespoň to osobně podepište, stejně jako obálku napište ručně. Přesto v případech, kdy je dopis napsaný, může působit spíše jako formulářový dopis než jako něco individualizovaného.

Stacionář hradu Windsor smuteční s černým okrajem

Ručně psaný kondolenční dopis

Jak oslovit čtenáře

Dale Carnegie, of Jak získávat přátele a působit na lidi sláva, říká, že [jméno] osoby je pro tuto osobu nejsladší a nejdůležitější zvuk v jakémkoli jazyce. Dbejte proto na to, abyste nepřeklepli jméno osoby, se kterou si píšete, protože tím ji okamžitě odcizíte. Existuje mnoho zavedených pravidel týkajících se oslovování lidí jménem při zasílání dopisů nebo pohlednic.

Dale Carnegie

Dale Carnegie věděl, jak je důležité správně používat něčí jméno

Jména na obálce

Jak jsme již řekli, obálku by měla oslovit stejná osoba, která píše kartu. Tradičně by obálka měla být oslovována čestnými jmény a příjmením, jako je tomu u paní Joan Smith nebo Mr. Sven Raphael Schneider . Pokud píšete vdané ženě, použijte paní, ale při psaní svobodné ženě použijte spíše paní než slečnu jako moderní ženský ekvivalent pro pana. Mx. je často preferovaný honorific pro genderově nevyhovující jedince.

Tradiční adresování obálky manželskému páru

Tradiční způsob adresování obálky manželskému páru

Při psaní manželskému páru bývalo tradiční formou adresy uvádění jména muže na první místo a úplného vymazání jména ženy (a tedy její individuální identity), jako v případě manželů Sven Raphael Schneiderových. Ve skutečnosti se to stále provádí ve formální komunikaci, zejména v Británii. Ve 21. století bychom však navrhovali uvést alespoň obě křestní jména, jako u pana Svena Raphaela Schneidera a paní Teresy Schneiderové. Upřímně řečeno, pokud jste přátelé s oběma jednotlivci, zdá se, že v dnešní době je ještě lepší jít s Raphaelem a Teresou Schneiderovými na obálce.

Další problém, který může nastat se jmény, je, pokud posíláte pohlednici páru, ale znáte pouze manželku. Pokud posílám pozvánku své šéfové Joan Smithové a její rodině, ale neznám jejího manžela, zdá se mi směšné adresovat obálku s jeho jménem před její. V minulosti, kdy byly ženy omezeny ve svých veřejných rolích, by člověk snadno nepoznal manželku nezávisle na jejím manželovi, ale časy se (naštěstí) změnily a John by si neměl být tak nejistý, že musí být první.

Obálka určená páru stejného pohlaví

Obálka určená páru stejného pohlaví

Pravidla etikety psaní dopisů byla také vytvořena v době, kdy byly uznávány pouze heterosexuální vztahy, takže je třeba je upravit pro vztahy osob stejného pohlaví. Manželské páry by byly oslovovány jako paní Jane Smithová a paní Joan Smithová, pokud mají stejné příjmení, nebo pan Tim Jones a pan John Smith, pokud nemají, obecně se jmény v abecedním pořadí. U všech párů, které nejsou sezdané, bez ohledu na pohlaví, uveďte jména na jednotlivé řádky v abecedním pořadí.

A konečně, oslovit spolupracovníka, se kterým chodíte na bowling, jako pana Johna Smitha, když jemu a jeho rodině posíláte vánoční přání, vypadá příliš formálně a pravděpodobně to povede k vtipům. Můžete se tedy na základě okolností a vašeho vztahu s jednotlivcem rozhodnout, kolik formalit zachovat.

Jména na kartě nebo dopise

To vše bylo jen to, jak oslovit část obálky! Pro samotný dopis nebo pohlednici byste jako pozdrav chtěli použít standardní Dear plus jméno příjemce. Pokud s danou osobou nejste na základě křestního jména, použijte čestné jméno a příjmení a poté dvojtečku; Vážený pane Schluetere: byl bych příkladem. Pokud se s příjemcem dobře znáte, použijete křestní jméno následované čárkou; Drahý Prestone, je toho příkladem.

Další varianty pro více lidí by mohly být Drahý Raphaeli, Teresa a Prestone nebo Drahý Kyle a rodina. Na konci zprávy je poslední jméno v dopise – vaše vlastní. Tomu se říká bezplatné uzavření nebo valediction a tradičně se skládá z S pozdravem a pod ním je váš podpis. Pro zpestření můžete zkusit jiné formulace, jako je Srdečně, S pozdravem a laskavým pozdravem nebo neformálněji S pozdravem a na zdraví. Pokud nepíšete milostný dopis, vyhýbejte se přehnaně sentimentálním závěrům typu Your Faithfully nebo Yours Truly.

Bezplatný podpis plnicího pera

Best Regards je vhodné bezplatné uzavření

Další úvahy o etiketě: Tón

Při psaní jakéhokoli textu by prvními dvěma faktory měly být publikum a účel. Znát své publikum a důvod psaní pomáhá mimo jiné určit správný tón. Takže pro vyjádření sympatií byste si při odesílání dopisu nechtěli vybrat vtipnou kartu nebo zahrnout spoustu lehkovážnosti. Podobně, pokud děkujete důležité osobě za laskavost, bude pravděpodobně nejlepší zachovat uctivého tenora. Je však také nezbytné být upřímný a autentický, takže váš tón nebude působit jako falešný.

Pokud například běžně nejste věřící, pak tento přístup ve své zprávě neberte. S ohledem na to je také téměř vždy lepší koupit kvalitní prázdné karty, než získat předem napsaný sentiment. Nejen, že to pro vás nemusí být pravda, ale je to méně smysluplné než věnovat čas psaní svých vlastních myšlenek a pocitů.

Humorná karta sympatie

Pravděpodobně to není nejlepší volba, kterou poslat truchlící osobě

Načasování písemných zpráv

Stejně důležité jako to, co píšete a jak na to, je, kdy; včasnost je stejně důležitá. Děkovný dopis nebo pohlednici by měly být odeslány co nejrychleji po události nebo akci, o které píšete. Vzhledem k tomu, že doručení americké pošty může trvat až tři dny nebo dokonce týden, je dobré poslat své poděkování do 24 hodin. Blahopřání a karty uzdravení by také měly proběhnout rychle.

I když by bylo zjevně skvělé, aby se nemocný člověk během chvilky uzdravil, bylo by zvláštní, kdyby vaše přání zdraví obdrželi poté, co se uzdraví. Abyste se vyhnuli tomu, že karty dorazí po narozeninách nebo svátku, doporučuje se dvoutýdenní vyrovnávací paměť, zejména pokud je pravděpodobné, že si lidé kartu vystaví na stole nebo na plášti. Vánoce a novoroční blahopřání se z těchto důvodů obvykle zasílají během prvního prosincového týdne. Specifická situace kondolence vyžaduje, abyste tak učinili do dvou týdnů od ztráty.

Orientace papíru

Poslední, ale ne nepodstatnou úvahou je, jak uspořádat papíry dopisu v obálce nebo jak orientovat pohlednici. Za prvé, pokud má váš dopis více stránek, doporučuje se je nesešívat ani nestříhat. O tom, zda psát na obě strany listu papíru, lze diskutovat, i když je pravděpodobně nejlepší ne. Pokud tak učiníte, ušetříte hmotnost pošty a papír, takže byste mohli vypadat jako laciný a zároveň by dokument vypadal přeplněný. To může také vést k prosakování inkoustu, což ztěžuje čtení a dokument vypadá nedbale.

Vzhledem k tomu, že byste neměli psát román, měly by se do obálky snadno vejít maximálně dvě stránky s nápisem pouze na přední straně každého listu. Papír přeložte rovnoměrně na třetiny nebo poloviny (podle tvaru papíru a obálky), s nápisem skrytým na vnitřní straně přehybu – další důvod, proč psát pouze na jednu stranu.

Inkoust prosakuje na starém dopise

Inkoust může prosakovat při psaní na obě strany listu (vlevo)

Pokud jde o karty, přístup je jiný. Nejprve se vyvarujte psaní na zadní stranu přední obálky. Pokud je zpráva delší, než dovoluje místo, pokračujte na zadní stranu karty (i když o schopnosti být stručná je třeba říci mnoho). Pokud je karta orientována vodorovně, umístěte otvor ve spodní části obálky a přední stranu karty směrem k chlopni obálky. Tímto způsobem, když někdo otevře obálku, přední strana karty bude obrácena k němu a může ji přímo vytáhnout a číst, aniž by ji převracel.

Orientace vodorovné karty v obálce

Správná orientace vodorovné karty

U svislé karty uspořádejte otevřenou stranu karty tak, aby směřovala k horní části obálky, opět přední stranou k chlopni. Když pravák kartu vytáhne, bude ji moci otevřít a přečíst, aniž by ji otočil. Pokud víte, že váš příjemce je levák, orientujte svislou kartu tak, aby otvor byl ve spodní části obálky.

Orientace svislé karty v obálce

Správná orientace svislé karty

Závěr

Existuje nespočet pravidel souvisejících se samotnými konvencemi pojmenování při odesílání pohlednice nebo dopisu, nemluvě o dalších specifikách procesu, takže možná budete muset nahlédnout do větší příručky, ale doufáme, že jsme se zde dotkli nejběžnějších situací. Psaní dopisů může být umírající umění, ale nemusí to tak zůstat. V éře rychlého, neformálního, pomalého a formálního má zvláštní význam – o důvod víc oživit aspekty ručně psané osobní komunikace.

Píšete dopisy a posíláte ručně psané pohlednice? jaké máte zkušenosti? Podělte se v sekci komentářů níže.